Ovladnite kancelariu – naucte sa 10+ Excel funkcii

excel_funkcieAk vasi kolegovia pouzivaju excel ako kalkulacku, ci  bunku poznaju iba z hodin biologie, vyskusajte tychto zopar funkcii a budete king or queen :)

Mali by vystacit na to, aby ste sa pri beznej kancelarskej praci netrapili. Vyskusajte.

  1. VLOOKUP – u mna samozrejme TOP. Ale inac je to funkcia, ktoru by som urcite neucila ako prvu. Niektori studenti sa ucia pomalsie, ale netreba to vzdat. VLOOKUP velmi elegantne moze usetrit hodiny a hodiny manualneho hladania, kopirovania, prilepovania… Priklad, mate tabulku, ktora obsahuje zoznam adries vratane mesta. Dalsiu tabulku, kde mate zoznam miest a PSC. Teraz potrebujete dostat do prvej tabulky PSC. Ak by tych adries bolo 15, klavesovy ninja to zvladne za 3 minuty. Ak tych adries je cela vasa interna databaza, ninja by si isiel hadzat melon na dvor…
  2. Zaklad: SUM – tu na druhom mieste, ale bez toho to mili moji nepojde. SUM (spocitavat)  mozete bunky v riadkoch ci stlpcoch nasledujucich po sebe, vedla seba, alebo pri stlacenom tlacidle Ctrl mozete veselo spocitavat aj bunky, ktore spolu nesusedia.
  3. SUMIF – funkcia, ktora bude robit sucet [SUM] iba tych buniek, ktore splnaju vasu podmienku. Priklad s jablkami a hruskami. Mam v tabulke stlpec, kde sa striedaju jablka a hrusky a vedlajsi, kde su cisla (pocet zjedeneho ovocia). Ak chcem spocitat iba skonzumovane jablka, vzorec vyzera takto [=SUMIF(I9:I16;”jablko”;J9:J16)]. Dalsi priklad v tomto clanku.
  4. Datumove: YEAR, MONTH, DAY. Tieto funkcie vam z bunky, ktora je formatovana ako datum, vytiahnu rok (year), mesiac (month) alebo den (day). Napr. ked si vas sef vyziada informaciu, kolko penazi zaplatila vasa firma u konkretneho dodavatela, po jednotlivych rokov. V prehlade faktur, ktore mate k dispozicii, zacnete tym, ze si bunky, kde sa nachadza datum, naformatujete ako datum. Vytvorite novy stpec, nazvete ho rok a aplikujete funkciu YEAR [=YEAR(B2)]. Vznikne stlpec, ktory mozete zlucit pomocou medzisuctov.
  5. Zlucovanie textu: CONCATENATE. Pomoze vam spojit niekolko textovych buniek do jednej. V samostatnych bunkach mate meno, priezvisko a potrebujete to vlozit do jednej bunky a do stredu pridat ciarku, aj s medzerou. Nech sa paci…. [=CONCATENATE(A1;”, “;B1)] Alebo ak pred kazdy kod potrebujete doplnit “lic-” [=CONCATENATE(“lic-“;B1)]
  6. Textove: LEN. Tento milacik dokaze spocitat pocet znakov v texte. Velmi uzitocne, ked budete pouzivat funkcie nizsie prip. ak si budete chciet odkontrolovat ci v zozname nemate anomaliu. Napr. text, ktory ma o znak viac ci menej.
  7. Textove II.: MID, LEFT, RIGHT. No, na toto raz urcite napisem clanok :) Toto je brutalna trojkombinacia, pomocou ktorej viete rozbijat obsah buniek na viacere casti. LEFT vypise definovany pocet znakov z lavej strany. RIGHT z pravej. MID definuje, ktore znaky sa maju zobrazit od bodu A  po bod B. Ak mate meno-ciarka-priezvisko v jednej bunke, rozbijacka FIND-LEFT-LEN-RIGHT porazi klavesovych ninjov.
  8. Cistice: TRIM, CLEAN. Toto je trosku komplikovanejsie na vysvetlenie, jednoduchsie na pouzitie. Minule sa nam stalo, ze sme sa snazili odstranit duplicitne kontakty v zozname. Vacsiu cast sa nam podarilo odstranit (zalozka UDAJE), ale nasli sme aj take, ktore na prvy pohlad vyzerali rovnako. Ked sme si klikli do bunky, zistili sme ze v bunke je medzera navyse. Pred opatovnou kontrolou sme aplikovali TRIM a medzery zmizli. TRIM maze medzery z textu, ale nemaze napr. medzeru medzi dvoma slovami v bunke. CLEAN odstrani znaky, ktore nie su tlacitelne. Neviditelne.
  9. COUNT, COUNTIF. COUNT je funkcia, ktory vrati pocet. Nie sucet, ale pocet. 2 + 2 su pri funkcii SUM 4, ale pri COUNT 2. Nefunguje pri texte, iba pri cislach. Preto si skontrolujte, ci nahodou nemate v stlpci cisla formatovane ako text. Stava sa pri kopirovani. Pri COUNTIF si viete na zaklade kriteria vybrat, ktore bunky (polozky) sa maju pocitat. Viac informacii a priklad ako vypocitat Ferkovi PN najdete v tomto clanku.
  10. EXACT. Porovnavanie textu. Ak je text zhodny, vrati hodnotu TRUE, v opacnom pripade FALSE. Ja pouzivam napr. ked porovnavam, ci su faktury uz zaplatene. Porovnavam bunky s datumami. Potom nahradim slovo TRUE slovom “zaplatene”, FALSE “nezaplatene”.
  11. IF, IFERROR. IF je pekna funkcia, jej vyuzitie je siroke. Ma rozne sesternice, ktore dokazu este zaujimavejsie veci, ale to inokedy. Staci, ked budete vediet, ze IF prinasa do vasho zosita podmienku. Ak [nieco], tak [nieco ine]. Napr. ak mi sucet v stlpci B klesne pod 5000 EUR, tak mi vypis text “ooops, mame problem”, ak je vacsi, napis “Hawaii”. [=IF(SUM(B1:B32)>5000;”Hawaii”;”ooops, mame problem”)]. IFERROR je zase taky informator, ktory vypise vami definovany text v pripade, ze vzorec nezafungoval. Ak vzorec funguje, zobrazi sa vysledok. Inac by sa objavili tie klasicke excelovske hlasky (#N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, #NULL!). Ale ak chcete, aby kolegovia napr. kontaktovali financaka, tak im to tam mozete napisat [=IFERROR(E6;”Pozor, kontaktuj Peta!”)]. Alebo ich iba slusne upozornite na chybu vo vzorci [=IFERROR(E6;”Skontroluj si vzorec”)]. Alebo nechajte odkaz pre sefa :) [=IFERROR(E6;”Mas problem, volaj Vi.”)]

Ak ste objavili aspon jednu novu vec, som rada. Skusajte, uzivajte, nebudte na seba zli.

Vi

Ludia, usmievajte sa / Keep smiling, people

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *


%d bloggers like this: